Esihenkilö eri rooleissa – miten esihenkilötyö kaupungin tiimeissä toimii?
Hyvä esihenkilötyö koostuu monista eri elementeistä, jotka lisäävät työntekijöiden hyvinvointia ja sitoutumista organisaatioon. Tässä jutussa tutustutaan tarkemmin esihenkilötyöhön kahdessa esimerkkitiimissä kaupungilla.
Järvenpään kaupungilla on tehty systemaattista johtamisen kehittämistyötä jo pitkään. Kaupungissa on kehitetty toimintamalli ja työkalupakki valmentavan johtamisen tueksi sekä perehdytetty ja valmennettu esihenkilöitä lyhyt- ja pitkäkestoisesti. Kehittämistyö on tuottanut tuloksia, sillä esihenkilötyö on koettu yksiköissä erittäin hyväksi. Lähiesihenkilötyön saamat arviot vuoden 2022 työhyvinvointikyselyssä ovat erinomaisia, jopa vertailuluokkansa parhaita. Erityisesti luottamuksen ilmapiiri (keskiarvo 4,3/5) ja esihenkilön oikeudenmukaisuus ja puolueettomuus (keskiarvo 4,1/5) saavat vastaajilta kiitosta.
Kyselyn parhaat arviot tulivat kaupungin omiin, valmentavaa johtamista käsitteleviin kysymyksiin. Valmentavassa johtamisessa painottuu perinteisten johtamistyylien neuvojen ja käskyjen sijaan kyseleminen, kuunteleminen ja kannustaminen. Niiden kautta päästään työntekijää koskevissa asioissa uusiin oivalluksiin, ratkaisuihin ja ideoihin.
Järvenpään kaupunkiorganisaatio rakentuu sadoista erilaisista ja erikokoisista tiimeistä. Selvitimme kahden kaupungin esimerkkitiimin kautta, mitä esihenkilötyöhön panostaminen ja hyvä esihenkilötyö heille merkitsee. Kysyimme ajatuksia esihenkilönä toimimisesta myös tiimien esihenkilöltä.
Uudenlaisia kohtaamisen ja työnteon tapoja
Anne Alakallaanvaara työskentelee Järvenpään kaupungilla kehittämispäällikkönä, joka johtaa konsernipalveluiden päätöksenteon tuen sekä kirjaamo ja asiakirjahallinnon tiimejä. Vaikka Alakallaanvaara toimiikin tiimien virallisena esihenkilönä, päätöksenteon tuen tiimi vastaa työssään läheisesti myös kaupunginjohtajalle ja hallintojohtajalle.
Alakallaanvaara itse kehittää työssään asiakirjahallintoa ja työhön sisältyy myös tiedonhallintaa. Hän myös vie tiimiläisten toiveita tarvittaessa toisten esihenkilöiden suuntaan tai muihin pöytiin.
Päätöksenteon tuen tiimi eli listatiimi toimii valmistelijoiden apuna päätösvalmistelussa sekä luottamushenkilötyöskentelyn tukena. Tiimi vastaa esityslistojen ja pöytäkirjojen kokoamisesta, stilisoinnista, julkaisemisesta ja täytäntöönpanosta.
Kirjaamossa puolestaan hoidetaan kaupungin työntekijöiden ja kuntalaisten tietopalvelua vireille tulevissa asioissa. Lisäksi yksikölle kuuluvat asiakirjahallinnon kehittäminen, arkistoihin liittyvä ohjaus ja neuvonta sekä kaupungin keskusarkiston tietopalvelu.
– Tiimeihin kuuluu yhteensä yhdeksän työntekijää, jotka kaikki ovat hyvin erilaisia persoonia. Kaikki ilmaisevat asioita eri tavalla, mutta jokaisen viesti on yhtä painokas ja tärkeä. Palaveeramme sekä kasvotusten toimistolla että Teamsin välityksellä etänä.
Tiimeissä on pidetty kehityskeskusteluja myös niin kutsuttuina kävelypalavereina, joiden tarkoituksena on murtaa asetelmaa vastakkain istuvasta esihenkilöstä ja työntekijästä. Kävely tuo keskusteluihin usein uutta kulmaa.
– Viime talvena seisoimme palaverissa Tuusulanjärven jäällä ja tarkkailimme kevään lähestymistä. Pienellä porukalla olemme käyneet keskusteluja myös kaupungin puistoissa.
Alakallaanvaara kokee, että myös palavereiden ulkopuolella on tärkeä kohdata työntekijöitä arjessa ja olla läsnä. Työntekijät voivat itse esimerkiksi tarkistaa kalenterista, milloin hän on toimistolla paikalla ja napata tarvittaessa hihasta.
Koutsina kanssakulkien ja esihenkilötyötä kehittäen
Alakallaanvaara pitää tiimejään myös yhteisöohjautuvuuden malliesimerkkinä. Molemmat tiimit ja tiimien jäsenet tekevät tiivistä yhteistyötä keskenään. Töiden jakaminen ja yhteispeli toimii moitteettomasti.
– Jokainen on vastuussa toiminnasta ja erityisvastuussa omasta vastuualueestaan. Tiimit pystyvät sopimaan töistä keskenään ja pystyn esihenkilönä luottamaan siihen, että homma arjessa toimii. Olen esihenkilönä myös mahdollistaja ja tukija, joka tarjoaa mahdollisuuden osallistua ja edistää asioita. Samalla luon tiimiläisille tulevaisuudenkuvia ja uranäkymiä sekä kannustan vapaaehtoiseen lisäkouluttautumiseen.
Alakallaanvaara tekee tiivistä yhteistyötä muiden esihenkilöiden kanssa. Keskinäisissä palavereissa pohditaan työnjakoa tai mietitään tehtävänkuvia ja niissä tapahtuvia muutoksia. Toisilta esihenkilöiltä saa myös tukea omaan työhön.
Kaupunkien ja kuntien esihenkilötyötä Alakallaanvaara kehittäisi entistä enemmän siihen suuntaan, että esihenkilö toimisi suunnannäyttäjä ja yhteisten linjojen vetäjänä, eikä vain arjen käytännön haasteiden ratkojana. Kaupungeissa tulisi olla vielä nykyistäkin laajempi näkemys johtamisesta.
Loppuun Alakallaanvaara muistuttaa, ettei esihenkilö ole koskaan valmis.
– Kun aloittelin esihenkilötehtävissä, tavoittelin vauhtia ja tehokkuutta ja unohdin välillä sen, että työ ja työelämä ovat huomattavasti vivahteikkaampia kuin miltä päällepäin näyttää. Muutakin elämää saa olla ja se saa myös näkyä, kunhan oikea balanssi säilyy.
Tiimien suusta
Päätöksenteon tuen tiimissä työskentelevä hallinnon erityisasiantuntija Henna Koskelainen on tyytyväinen tiiminsä esihenkilötyöhön. Hän kertoo Annen olevan läsnä, mutta antavan tarpeeksi tilaa töiden tekemiselle. Huolia ja kysymyksiä varten esihenkilö on matalalla kynnyksellä tavoitettavissa ja pitää tiimiläisten puolia.
– Anne luottaa siihen, että hoidamme oman tonttimme.
Hallinnon asiantuntija Riitta Murtokare komppaa kollegaansa.
– Esihenkilömme on helposti lähestyttävä, hän luottaa meihin ja antaa meidän itsenäisesti edistää asioita sekä kehittää omaa toimintaamme. Tuen ja turvan hetkellä hän on aina saatavissa.
Itse- ja yhteisöohjautuvuus toimii Koskelaisen ja Murtokareen mielestä tiimityössä hyvin.
– Välillä mietimme, olemmeko liian itseohjautuvia, kun lähdemme vain tekemään ja jossain vaiheessa mietimme, tarvitsisiko tähän asiaan jonkin kuittauksen, Koskelainen naurahtaa.
Tiedonhallinnan asiantuntija Mirja Kakkonen kehuu Annea kehitysmyönteiseksi esihenkilöksi, joka ei pelkää muuttaa työtapoja ja totuttuja rutiineja tarvittaessa.
– Arvostan sitä, että hän kannustaa meitä osallistumaan erilaisiin koulutuksiin, niin sisäisiin kuin ulkoisiin, ja sitä myötä verkostoitumaan. Anne on esihenkilönä läsnä ja kannustava sekä samalla reilu ja puolustava.
– Hän ei myöskään koko ajan seuraa ja vaadi tietää mitä olemme tekemässä, vaan luottaa siihen, että hommat hoituvat. Ja hoituvathan ne!
Itseohjautuvuus on yksi kiinnostavimmista ja puhuttelevimmista työelämän ilmiöistä. Sen yhteydessä puhutaan niin työkulttuurin ja johtajuuden murroksesta kuin yksilöiden tavasta suhtautua työhön. Monimuotoisesta itseohjautuvuudesta pääset lukemaan tarkemmin sivuilta Monimuotoinen itseohjautuvuus. Lisäksi aiheesta on julkaistu e-kirja Ihmisen kokoinen itseohjautuvuus – Pieni kirja muuttuvasta johtajuudesta ja uusista organisoitumisen tavoista.
Järvenpään kaupunki on mukana Oikotien Vastuullinen työnantaja -kampanjassa ja sitoutuu kehittämään vastuullisen työnantajan kuutta periaatetta, jotka ovat hyvä hakijakokemus, työn merkitys ja työssä kehittyminen, tehtävän vaatimusten mukainen palkkaus, työelämän tasapaino ja hyvinvointi, esihenkilötyöhön panostaminen ja syrjimättömyys.