Hallinnon erilaiset työpäivät: Sisäilmaongelmat toivat suojapuvut arkistontyhjennykseen
Järvenpään kaupungin lähiarkistojen siirto uusiin väistötiloihin lähestyy. Yleensä vanhentuneet asiakirjat heitetään pois kerran vuodessa, mutta hävityskertoja on tänä vuonna useampi, sillä vanhentuneita asiakirjoja ei siirretä uuteen paikkaan. Nyt käsittelyssä olevat lähiarkistot siirrettiin kaupungintalolta nykyisiin väistötiloihin kaupungintalon purkamisen alta.
Arkistot siirrettiin sisäilmakohteesta toiseen sisäilmakohteeseen. Nykyinen väistötilakin on purkulistalla, joten nyt on jo käynnistetty uuden tilan etsintä lähiarkistoille. Samalla haetaan myös tilan säästöä. Tarkoitus on vähentää tilantarvetta hävittämällä asiakirjat, joiden säilytysaika on mennyt umpeen. Muutto lisää kiirettä asiakirjahallinnossa, sillä kiireettömistä asioista tulee kiireellisiä. Kiitokset Kirjaamon väelle heidän työstään asiakirjahallinnon suhteen!
– Sisäilmakohteessa suojaudutaan asianmukaisesti ja noudatetaan sisäilmatyöryhmän suosituksia, kertoo projektista vastaava johtava asiantuntija Anne Alakallanvaara.
FFP3-luokan hengityssuojaimella tiloissa voi olla 15 minuuttia kerrallaan, mutta arkistontyhjennys suoritettiin moottoroiduissa suojahupuissa ja -puvuissa. Moottoroitu puku teki työstä mukavaa verrattuna siihen, millaista se oli hengityssuojaimilla. Hupun sisällä ilma vaihtuu tehokkaasti, ja se päässä on helppo hengittää huonolaatuisessakin sisäilmassa. Kuten monta kertaa käytettävät hengityssuojaimetkin, suojahuput ovat henkilökohtaisia, eli niitä on tilattava oma jokaiselle väistötiloissa työskentelevälle. Pukujen puhalluslaitteet voivat kuitenkin olla käytössä monella käyttäjällä turvallisesti.
– Suojavälineillä homma sujui hyvin ja turvallisesti, toteaa hallintojohtaja Iiris Laukkanen.
Osa väistötilojen arkistoista on määrätty säilytettäväksi pysyvästi, sillä ne ovat dokumentteja kaupungin toiminnasta ja osa Järvenpään historiaa. Jonkinlainen säilytystila on siis tarpeen aina. Jos tulevaisuudessa asiakirjoja säilöttäisiin ainoastaan sähköisessä muodossa, fyysinen työ vähenisi runsaasti, sillä arkistoa ei tarvitsisi käydä läpi vuosittain. Tulostaminen ja tallettaminen tuottavat paljon työtä, ja oikeastaan sille ei ole tarvetta, ellei paperisia asiakirjoja välttämättä tarvita.
– Tämä on kyllä ihan parasta tekemistä, kun tässä näkee välittömästi kättensä jäljen. Hyllyt tyhjenevät ja esille nousee se, mikä on oikeasti tärkeää ja pitkäaikaisen säilyttämisen arvoista, sanovat yhteen ääneen Laukkanen ja Alakallaanvaara maskiensa takaa. Anne jatkaa:
– Kun palaat työpisteellesi pitkän tauon jälkeen, katselepa ympärillesi uusin silmin – olisiko siellä jotain hävitettävää? Löytyisikö vaikka omia vanhoja kopioita, jotka ovat jo menettäneet merkityksensä? Näin sinäkin pääsisit mukaan tähän samaan tunnelmaan.
Elias Ketomäki ja Miisa Miettinen
Viestinnän kesätyöntekijät
Järvenpääduunissa-tarinoissa esitellään Järvenpään kaupungin työntekijöitä ja heidän kaupunkilaisten eteen tekemää vaikuttavaa työtään.
