Mestaritoiminta: Käyttäjäfoorumi on järvenpääläistä edelläkävijyyttä
Järvenpäässä on kehitetty tilojen käyttäjiä osallistavan rakennushankkeiden suunnittelun malli, josta otetaan muissa kunnissa mallia. Käyttäjäfoorumissa kaupunki ja Mestaritoiminta ovat yhdistäneet voimansa tavalla, jota rakennusalalla harvoin tehdään.
Kaikki lähti siitä, että Järvenpään kaupungin opetuksen ja kasvatuksen toimintoja johtavat havahtuivat viitisen vuotta sitten Kinnarin kouluprojektin myötä, että vastaaviin hankkeisiin täytyy saada mukaan pedagogista osaamista. Sitä löytyi Jan Mikkoselta, joka oli rehtorina osallistunut parinkin koulun peruskorjaushankkeeseen.
– Ajatuksena oli, että tilojen käyttäjien osaaminen pitää hyödyntää, jotta hankkeisiin käytetyt miljoonat saadaan parhaalla mahdollisella tavalla palvelemaan oppimista, kertoo tilasuunnittelun pedagoginen kehittämispäällikkö Jan Mikkonen, jonka silmät avautuivat asiaan käytännön kokemuksen kautta, kun aikoinaan eräässä hankkeessa lasten toimintatiloihin oli valittu lattiamateriaaliksi väri, joka saattaa aiheuttaa aistiyliherkissä lapsissa pahoja reaktioita.
– Tuollaisen asian ymmärtäminen on pedagogiikkaa, ja siksi käyttäjien näkökulmat ovat tärkeitä, toteaa Mikkonen.
Laadullinen hyöty kustannussäästöjen lisäksi
Osallistamisen hyötynä on sittemmin todettu, että kun koulujen tai päiväkotien työntekijät sekä tiloja käyttävät lapset ja nuoret pääsevät sanomaan millaisissa tiloissa on järkevää työskennellä, tiloista tulee kerralla valmiita. Kaupungille siitä koituu suoraa säästöä, kun valmiita tiloja ei heti tarvitse muuttaa tarpeita vastaaviksi, mutta Mikkonen korostaa materiaalisen hyödyn lisäksi laadullista hyötyä.
– Teemme valmistumisen jälkeen hankkeista aina tutkimuskyselyn, jossa käyttäjät pääsevät antamaan palautetta. Vastauksissa on selkeästi noussut esiin, että kun tilojen käyttäjät pääsevät vaikuttamaan suunnitteluun ja esiin tuodut asiat viedään myös toteutukseen, heille tulee tunne, että heitä on kuultu. Henkilöstön osalta sen kerrotaan olevan myös työmotivaatiota lisäävä tekijä, korostaa Mikkonen.
Mikkonen on tehnyt vuoden verran yhteistyötä JYK:n kouluhankkeessa Mestaritoiminta Oy:n projektipäällikkö Jens Martinin kanssa.
– Näen käyttäjien osallistumisen tärkeänä, koska emme me insinöörit voi tietää pedagogisista näkökulmista. Sekin on hyvä, että käyttäjäfoorumin kautta mukana on laajempi joukko käyttäjiä, ei pelkästään esimerkiksi koulujen rehtorit. Myös se, että kaupunki koordinoi toimintaa, varmistaa linjan pysymisen tasavertaisena hankkeesta toiseen ja että osallistamista kehitetään koko ajan, toteaa Martin.
Käyttäjien näkemykset mukana koko hankkeen ajan
Mikkosen johdolla kehitetty idea on yksinkertainen. Käyttäjäfoorumin ydinryhmän on muodostanut Mikkosen lisäksi Mestaritoiminnan hankekohtainen projektipäällikkö sekä Mikkosen työparina toiminnan kehittämisessä ja vetämisessä työskennellyt Mestaritoiminnan projektipäällikkö Katja Puhakka. Hankekohtaisesti mukana ovat mukana rehtorit tai päiväkodin johtajat sekä aina tarvittaessa suunnittelija.
– Käytännössä toimitaan siten, että suunnittelijan luonnokset käyvät ensin rehtoreiden tai päiväkodin johtajien toimesta koko henkilöstöllä kommentoitavana, ja esiin tulleita näkökulmia käydään läpi käyttäjäfoorumissa, jotta suunnittelija voi tehdä uuden ehdotuksen. Tämä kierros käydään läpi hankkeesta riippuen 2-5 kertaa, kertoo Mikkonen.
– Käyttäjäfoorumin kokousten lisäksi pidetään tarvittaessa työpajapäiviä käyttäjien kanssa, jolloin mukaan saadaan laajempi määrä tilojen käyttäjiä ideoimaan asioita. Alussa käyttäjäfoorumitoiminta on tiiviimpää, jotta suunnitelmat saadaan valmiiksi, mutta foorumi jatkaa toimintaansa koko hankkeen ajan aina takuuajan loppuun saakka, täydentää Martin.
Organisatorisesti käyttäjäfoorumi sijoittuu hankkeen projektiryhmän alaisuuteen. Hanketta puolestaan johtaa hankeohjausryhmä.
Käyttäjäfoorumiin kohdistunut laajaa kiinnostusta
– Aivan samoin kuin on tärkeää, että hankkeissa on mukana pedagogista osaamista, on erittäin tärkeää, että mukana on Mestaritoiminnan ammattiosaamista siitä, miten käyttäjien toiveet saadaan mukaan piirustuksiin. Vain siten toiveet menevät toteutukseen saakka. Me toimimme tiiminä, korostaa Mikkonen ja iloitsee, että käyttäjäfoorumin idea on jo levinnyt muihinkin kuntiin.
– Olen saanut käydä esittelemässä malliamme muissa kunnissa. Sen lisäksi Harjulan kampuksen toiminta on herättänyt myös kansainvälistä kiinnostusta, kertoo Mikkonen.
Osallistaminen on voimavara
Mikkonen kiittelee Mestaritoiminnan ymmärrystä käyttäjien vaikutusmahdollisuuksien lisäämisessä.
– Mestaritoiminnalla oli heti alusta lähtien asenne, että käyttäjien vaikutusmahdollisuus nähtiin voimavarana. Se ymmärrys on selvästi levinnyt muihinkin toimijoihin, eikä enää joudu perustelemaan sitä, miksi pedagogi on mukana suunnittelussa, toteaa Mikkonen.
Käyttäjäfoorumi on ollut tähän saakka käytössä vain Järvenpään kaupungin uudisrakennushankkeissa, mutta Mestaritoiminta on laajentanut sen käyttöä myös kunnossapidon hankkeisiin sekä parhaillaan käynnissä olevaan Liikuntapuiston hankkeeseen, koska osallistavan toiminnan hyödyt ovat kiistattomat.
Juttu on julkaistu alun perin Mestaritoiminnan sivuilla.